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Planung einer Fahrt zur KIF

Die Konferenz der Informatikfachschaften (KIF) findet halbjährlich an einer anderen Hochschule statt. Dabei geht es um Informatik und Gesellschaft, Austausch zwischen den Fachschaften und auch ganz viel Spaß.

Von uns ist seit 2010 regelmäßig FSIler dabei. Diese Seite gibt einen Überblick, was zur Planung der Fahrt zu tun ist.

Grundsätzliche Fragen

  • Verkehrsmittel für Hin- und Rückfahrt:
    • Deutsche Bahn: Wird bei größeren Gruppen schnell recht teuer. Das Gruppenangebot der Bahn heißt Gruppe&Spar und verspricht bis zu 70 % Rabatt. Es kann bereits recht lange im Voraus gebucht werden und lässt sich über die normale Online-Verbindungssuche finden.
    • Fernbus: Kann u.U. eine günstige Alternative sein. Aber aufpassen wegen der Fahrzeit, die Busse brauchen oft sehr lang.
    • Uni-Sprinter: Die Uni hat mehrere Kleinbusse, die für solche Zwecke geliehen werden können. Die Reservierung ist möglich beim Referat G2 in der Immerwahrstraße 4, meistens sind sie aber schon anderweitig belegt und Lehrveranstaltungen haben grundsätzlich Vorrang.
    • Private Pkw: Mit vielen Leuten oft die günstigste Option; v.a. wenn Mitfahrer_innen Kleinbusse haben bzw. besorgen können oder die Sitzplätze anderweitig gut aufgehen.
    • Mietwagen: Relativ wirtschaftliche Option, wenn keine privaten Pkw zur Verfügung stehen. Man bucht beide Strecken einzeln und gibt das Auto zwischendurch am Zielort ab. Die Uni hat über den Freistaat Bayern Rahmenverträge, die sich im Verwaltungshandbuch finden lassen und deutliche Ersparnis bescheren (u.a. Vollkasko und Zusatzfahrer inklusive aber Achtung, die Preise sind netto angegeben!). Bei der KIF 43,0 hat das mit einem Neunsitzer-Bus von Sixt gut geklappt.
  • Finanzierung:
    • Üblicherweise werden Fahrtkosten (ggf. auch ÖPNV vor Ort) und Teilnahmebeiträge vom Department übernommen.
    • Sollte diese Unterstützung mal nicht zur Verfügung stehen, hätte die FSV wohl auch einen Topf für solche Zwecke.

Organisation

  1. Mitfahrer_innen ermitteln:
    • Z.B. auf einer Wiki-Seite. Dazu Schema von einem der letzten Male kopieren, hier in der Liste und hier als „Kürzel“ verlinken.
    • Auf Treffen und über Mailingliste darauf hinweisen.
  2. Zur KIF anmelden: Normalerweise online und von jeder/jedem Teilnehmer_in einzeln durchzuführen.
  3. Zu Fr. Frieser gehen und um finanzielle Unterstützung bitten:
    • Dabei am besten schon eine erste Teilnehmerliste und einen ungefähren Kostenvoranschlag dabei haben.
    • Zahlt das Department, muss jede_r Mitfahrer_in einen Reiseantrag ausfüllen. (Beispiel) Das Formular ist nicht ganz intuitiv, aber Fr. Frieser kennt sich damit aus. Die unterschriebenen Anträge müssen spätestens zur Abreise beim Department vorliegen!
  4. Teilnahmebeiträge bezahlen:
    • Die letzten Male sollten die Beiträge zunächst von uns selbst ausgelegt werden.
    • Je nach Wünschen der jeweiligen KIF-Orga, gebündelt für die Fachschaft oder einzeln zu überweisen.
  5. Fahrtkosten:
    • Bahn-Buchungen kann das Department wohl direkt zahlen, wenn „Überweisung“ als Zahlungsmöglichkeit gewählt wurde. Auf jeden Fall vorher mit Fr. Frieser ausmachen.
    • Bei Autofahrten scheint es sinnvoll, dass eine Person alle Tank-Rechnungen auslegt, um hinterher die Abrechnung zu vereinfachen.
  6. Evtl. eigene AKs eintragen bzw. die Gruppe dran erinnern.
  7. Fachschafts-Vorstellung vorbereiten:
    • Auf dem Anfangsplenum stellt sich jede anwesende Fachschaft kurz vor.
    • Dazu gibt es Folien, die normalerweise über das Eintragen in ein Web-Formular generiert werden. Der Link zu diesem Formular sollte (kurz) vor der KIF per Mail kommen.
    • Auch ansonsten vorab überlegen, wer was erzählen wird. Aufgrund der vielen Teilnehmer_innen sollen die Vorstellungen i.d.R. knapp gehalten werden.
  8. Abrechnung mit dem Department machen:
    • Am einfachsten, wenn nur eine Person einen Antrag stellt und das Geld für Auslagen dann ggf. unter den anderen verteilt.
    • Das Formular ist wieder nicht-trivial, aber Fr. Frieser hilft auch damit. Gemäß Telefonat von F30 mit Referat P1 im September 2014 sollte es zukünftig folgendermaßen ausgefüllt werden:
      1. Verzicht auf Tagegeld, da Übernachtung und Verpflegung normalerweise inklusive sind.
      2. Übernachtungskosten: Im Teilnahmebeitrag enthalten (entsprechend kein Rechnungsbeleg).
      3. Teilnahmebeitrag für alle Teilnehmer_innen als Nebenkosten aufführen.
    • Über die gezahlten Teilnahmebeiträge sollte man einen Beleg haben. Bei Fahrt mit dem privaten Auto werden erfahrungsgemäß keine Tank-Rechnungen benötigt, aber eine Aufstellung der gefahrenen Kilometer.
    • Ebenfalls für Autofahrten: Die Kilometerpauschale fällt normalerweise etwas höher aus als die tatsächlichen Benzinkosten. Den Überschuss kann man gut den Besitzern der Fahrzeuge als Entschädigung für die Abnutzung geben, das sollte man aber nochmal mit dem Rest der Gruppe abstimmen.
    • Es dauert relativ lang (bis zu sechs Monate), bis das Geld tatsächlich eingeht.